ROZPRAWA O TRYBACH ROZLICZEŃ

W EUROPEJSKICH PROJEKTACH BADAWCZYCH

Przygotowania do pierwszego konkursu pokazały, że jednym z najbardziej zagmatwanych problemów przy przygotowywaniu wniosków projektowych jest problem kalkulacji kosztów. By nas pognębić, KE wprowadziła trzy tryby rozliczeń: full cost, additional cost oraz ful cost fixed rate. Dodatkowo KBN, poprzez obietnicę refundacji znacznej części kosztów własnych wprowadził hybrydowy tryb rozliczeń. W moich poprzednich informacjach starałem się często pokazać "drugie dno" problemu, przez co pewnie jeszcze bardziej skomplikowałem sprawę. Spróbujmy więc jeszcze raz wszystko wyjaśnić.

Podstawową zasadą w europejskich projektach badawczych jest zasada współfinansowania (shared cost projects). KE może wesprzeć budżet projektu tylko do wysokości 50% (wdrożeniowe do 35%), a pozostałą część musi wnieść instytucja partnerska. Po drugiej stronie są sieci naukowe i szkoleniowe, działania wspierające oraz stypendia, w których "udział własny partnera" jest trudny do zdefiniowania więc mówi się tylko o "kosztach dodatkowych", które będzie ponosić KE.

Rys.1 Podstawowe tryby rozliczeń projektów, sieci naukowych i stypendiów

Przedsiębiorstwa i instytucje o księgowości analitycznej (część instytutów badawczych) mają obowiązek startu w trybie kosztu pełnego (full cost). Przed podpisaniem kontraktu, w czasie negocjacji finansowych, nasza księgowość zostanie sprawdzona i może się zdarzyć, że zostanie nam narzucony tryb kosztu pełnego z ryczałtem (full cost fixed rate).

Instytucje nie posiadające księgowości analitycznej (uniwersytety i część instytutów badawczych) powinny startować w trybie kosztu dodatkowego (additional cost). Można się tutaj spodziewać nacisków (w czasie negocjacji finansowych), by przejść na dokładniejszy system rozliczeń w ramach trybu kosztu pełnego z ryczałtem (full cost fixed rate).

Sieci naukowe i szkoleniowe oraz działania wspomagające są rozliczane w trybie kosztu dodatkowego (additional cost).

Stypendia naukowe są rozliczane w postaci zryczałtowanych stawek (fixed rate).

 

TRYB KOSZTU PEŁNEGO

Zasada współfinansowania (shared cost) jest realizowana w sposób jawny w trybie kosztu pełnego full cost. Jest on zarezerwowany dla instytucji mających księgowość analityczną (przedsiębiorstwa, większość instytutów badawczych). Wszystkie koszty w projektach badawczych (RTD projects) są dzielone:

50% płaci KE,
50% instytucja partnerska.

W projektach wdrożeniowych (demonstration projects) proporcje są następujące:

35% KE,
65% partner.

Rys 2. Tryb kosztu pełnego

Jako koszty projektu zakwalifikujemy przede wszystkim robociznę. Będzie to zarówno nasza własna robocizna (naszego zespołu), jak i osób specjalnie wynajętych spoza naszej instytucji do realizacji projektu na zasadzie umów o dzieło i kontraktów czasowych. My nie możemy liczyć na dodatkowe wynagrodzenie (na zasadzie jakichś dodatkowych umów o dzieło), gdyż jest ono całkowicie wniesione do projektu. Niestety, KE sobie życzy, by nasze wynagrodzenia kalkulować na poziomie średniej naszej instytucji (trochę tutaj można naciągnąć).

Pozostałe najważniejsze koszty projektu będą obejmować: narzut instytucji (overhead) do wysokości wyliczonej przez naszą księgowość analityczną (może być np 97% kosztów robocizny), koszty podróży i diet (travel and subsistance), koszty zakupu aparatury (equipment, uwaga na amortyzację!), koszty naszych podwykonawców (external assistance), materiały (consumables), koszty obliczeń komputerowych (computing) oraz inne koszty (other costs, np. zakup koniecznej literatury).

W praktyce, nasza kontrybucja do projektu nie wymaga nigdy wnoszenia gotówki. Musimy jedynie zadbać by w projekcie rozliczyć odpowiednią ilość robocizny (np. 3 etaty x 3 lata), zakupów aparatury, materiałów i kosztów pośrednich. Jest to zadanie dla naszej księgowości.

Tryb kosztu pełnego jest obowiązkowy dla przedsiębiorstw.

 

TRYB KOSZTU DODATKOWEGO (wariant A)

Teoretycy KE zaplanowali tryb kosztu dodatkowego w oparciu o zasadę współfinansowania zakładając, że "koszty własne", czyli własna robocizna i koszty pośrednie (narzuty) będą mniej więcej równe "kosztom dodatkowym". Stąd wynika też relacja, że 50% kosztu pełnego równa się mniej więcej 100% kosztu dodatkowego. Taki wariant trybu kosztu dodatkowego nazwałem wariantem "A".

Rys 3. Tryb kosztu dodatkowego, wariant "A"

W "kosztach dodatkowych" będziemy mogli umieścić narzut instytucji (overhead) ograniczony do 20%, koszty podróży i diet (travel and subsistance), koszty zakupu aparatury (equipment, uwaga na amortyzację!), sfinansować naszych podwykonawców (external assistance) i pokryć inne koszty (other costs). Ponadto możemy pokryć wynagrodzenia osób specjalnie wynajętych do pracy w projekcie spoza naszej instytucji, tzn. studentów, doktorantów i ekspertów zewnętrznych. Mogą oni pracować na zasadzie umowy o dzieło lub też na kontrakcie czasowym. Niestety, nasze wynagrodzenia są już wniesione do "kosztów własnych" i nie mogą być finansowane dodatkowo przez KE.

"Koszty dodatkowe" są dokładnie rozliczane przez KE, natomiast "koszty własne" są tylko deklarowane. Pomimo to, powinniśmy dbać o to, by "koszty własne" były dość dokładnie skalkulowane. Wynikająca z nich robocizna (labor resources) powinny być uwzględnione w planie pracy projektu razem z robocizną pokrywaną przez KE. Zastosowanie wariantu "A" trybu kosztu dodatkowego pozwala na łatwe ewentualne przejście do trybu kosztu całkowitego.

W zalącznikach do kontraktu, KE będzie żądała deklaracji ilości osobo-miesięcy wnoszonych do projektu w ramach "kosztów własnych".

Narzut instytucji (20%) obliczamy zawsze od kosztów całkowitych pomniejszonych o koszty usług zewnętrzych.

Każdy z partnerów projektu może stosować inny tryb rozliczeń.

 

TRYB KOSZTU DODATKOWEGO (wariant B)

Ponieważ "koszty własne" nie podlegają pełnej kontroli ze strony KE to życie przyniosło zmodyfikowany tryb kosztu dodatkowego nazwany przeze mnie wariantem "B". W naturalny sposób wynika on z rozliczeń stosowanych dla przypadku sieci naukowych.

Możemy powiedzieć, że do projektu badawczego nasza instytucja wnosi olbrzymie środki w postaci naszej robocizny, kosztów amortyzacji i innych kosztów pośrednich. Środki te są deklarowane w wysokości odpowiedniej do właściwej realizacji projektu. Finansowe wsparcie instytucji jest tak oczywiste, że o nim zapominamy i rozważamy jedynie "koszty dodatkowe", ktore się pojawią podczas realizacji projektu.

Rys. 4. Tryb kosztu dodatkowego, wariant "B"

W "kosztach dodatkowych" będziemy mogli umieścić narzut instytucji (overhead) ograniczony do 20%, koszty podróży i diet (travel and subsistance), koszty zakupu aparatury (equipment, uwaga na amortyzację!), sfinansować naszych podwykonawców (external assistance) i pokryć inne koszty (other costs). Ponadto możemy pokryć wynagrodzenia osób specjalnie wynajętych do pracy w projekcie spoza naszej instytucji, tzn. studentów, doktorantów i ekspertów zewnętrznych. Mogą oni pracować na zasadzie umowy o dzieło lub też na kontrakcie czasowym. Niestety, nasze wynagrodzenia są już wniesione do "kosztów własnych" i nie mogą być finansowane dodatkowo przez KE.

Aby być już konsekwentnym, to w planie pracy nie uwzględniamy osobo-miesięcy wynikających z naszej robocizny deklarowanej w ramach "kosztów własnych".

Narzut instytucji (20%) obliczamy zawsze od kosztów całkowitych pomniejszonych o koszty usług zewnętrzych.

Wariant "B" trybu kosztu dodatkowego jest najmniej precyzyjny. Może się zdarzyć, że urzędnicy KE będą nas namawiać by porzucić ten wariant i zastosować dokładniejsze tryby rozliczeń.

 

TRYB KOSZTU PEŁNEGO Z RYCZAŁTEM

Mało precyzyjny tryb kosztu dodatkowego stosowany powszechnie przez europejskie uniwersytety i instytuty badawcze nie mógł w pełni zadowolić urzędników finansowych KE. Podjęto działania mające na celu przystosowanie trybu kosztu pełnego na potrzeby instytucji nie posiadających księgowości analitycznej. W 1999 zaproponowano wariant zwany trybem kosztu pełnego z ryczałtem. W wariancie tym przyjęto ustalony odsetek dla kosztów pośrednich wynoszący 80% kosztów pracy.

Rys. 5. Tryb kosztu pełnego z ryczałtem

W trybie kosztu pełnego z ryczałtem, koszty pośrednie nie są rozliczane w sposób analityczny, stosuje się tylko zryczałtowaną stawkę 80% kosztów robocizny. Pozostałe pozycje budżetu rozliczane są tak samo jak w trybie kosztu pełnego. KE pokrywa połowę całkowitych kosztów budżetu partnera dla projektów badawczych (RTD projects).

W tym trybie mogą startować partnerzy uniwersyteccy, ale muszą wtedy rozliczać dokładnie koszty robocizny (wypełniać arkusze pracy).

 

TRYB SPECJALNY DLA EUROPY WSCHODNIEJ

Dla porządku przypomnijmy tryb, który obowiązywał nas w 4PR, a obecnie jest stosowany dla krajów niestowarzyszonych byłego ZSRR.

Rys. 6. Tryb specjalny dla Europy Wschodniej

Tryb specjalny dla Europy Wschodniej jest modyfikacją trybu kosztu dodatkowego. Pracownicy na stałych etatach mogą otrzymywać dodatkowe wynagrodzenie z projektu. W zamian zastosowano tu ograniczenie narzutu instytucji tylko do 10% kosztów całkowitych pomniejszonych o usługi zewnętrzne.

Polska nie może stosować tego trybu w 5PR, chociaż mogą go stosować projekty realizowane jeszcze w ramach 4PR.

 

TRYB HYBRYDOWY

Na omówioną sieć możliwych trybów rozliczeń z KE nakłada się hybrydowy tryb rozliczeń z KBN. Zgodnie z uchwałą o SPUB ze stycznia 1999 KBN będzie instytucjom badawczym refundował koszty własne do wysokości 90%. Dla trybu pełnego oznacza to wsparcie do wysokości 45% kosztów całkowitych, dla trybu kosztu dodatkowego (wariant "A", "B") do wysokości 90% dofinansowania KE.

Główną intencją KBN jest dostarczenie nam środków na sfinansowanie dodatkowych wynagrodzeń dla osób pracujących na stałych etatach. Dofinansowanie KBN należy traktować raczej jako premię uznaniową, a nie refundację kosztów. Taka interpretacja wynika z faktu, że nie możemy otrzymywać dwukrotnego wynagrodzenia za tą samą pracę. Pamiętajmy, że nasza robocizna (stałe etaty) jest zawsze wnoszona do projektu jako aport. Przy trybie kosztu pełnego koszt naszej robocizny obciąża bezpośrednio budżet projektu, natomiast przy trybie kosztu dodatkowego nasza robocizna jest domyślnie przypisana do projektu.

Środki SPUB będzie otrzymywać Dyrektor/Rektor naszej placówki badawczej. Przed złożeniem projektu warto zawrzeć jakieś porozumienie, by póŸniej nie okazało się, że są pilniejsze potrzeby lub dyrekcja o nas zupełnie zapomniała.

Przyjmijmy, że środki SPUB są zupełnie niezależne od wniosku projektowego i nie próbujmy ich wykazywać we wniosku projektowym składanym w Brukseli. Nie chwalmy się też naszym partnerom projektowym - oni nie mają możliwości otrzymywania dodatkowych środków. Ich jedyną reakcją może być ograniczenie naszego dofinansowania ze strony KE.

Pamiętajmy, że żaden inny kraj uczestniczący w 5PR nie wprowadził tak silnej promocji finansowej dla swoich instytucji badawczych. Doceńmy tą hojność KBN i śpieszmy się z przygotowaniami projektów tak, aby zdążyć przed bankructwem KBN, co może się zdażyć gdyby nam wszystkim się powiodło.



Początek strony    |    Strona Poradnik